Wer wünscht sich nicht ein respektvolles und sicheres Arbeitsumfeld? Datenschutz im Personalwesen spielt dabei eine wichtige Rolle und stärkt das Vertrauen der MitarbeiterInnen in dein Unternehmen. In diesem Blogbeitrag erfährst Du, warum Datenschutz im HR Bereich so wichtig ist.
Im Personalwesen geht es um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von MitarbeiterInnen. Es ist daher von höchster Bedeutung, dass Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiterdaten geschützt und sicher aufbewahrt werden. Durch den Schutz der Personaldaten wird das Vertrauen zwischen ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn gestärkt. Es zeigt dass du die Privatsphäre deiner Leute respektierst und dass das Unternehmen sich für ihre Rechte einsetzt. Darüber hinaus können Datenschutzverletzungen zu Strafen, einem Imageschaden und einem schlechten Employer-Branding führen.
Du und deine Personalabteilung müsst besonders sorgsam mit den Daten der MitarbeiterInnen umgehen. Welche Regelungen gibt es nun eigentlich zum Schutz der Mitarbeiterdaten? Hier gilt es vor allem, die EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das Datenschutzgesetz zu beachten. Diese Regelungen legen unter anderem fest, dass personenbezogene Daten nur zweckgebunden und nicht länger als notwendig gespeichert werden dürfen.
Wann löscht du Daten deiner MitarbeiterInnen? Es gibt teilweise klare gesetzliche Regelungen wie lange du bestimmte Daten aufbewahren musst (zB aus Steuergründen), andere Daten solltest du sofort löschen, wenn du sie nicht mehr benötigst. Dazu können wir gemeinsam ein Löschkonzept erstellen, um nicht unnötig Daten zu horten!
Viele Daten solltest du erst gar nicht von Beschäftigten einfordern oder speichern. Du musst dir überlegen, welche Daten brauchst du im HR Bereich wirklich?
Um das Arbeitsumfeld DSGVO sicherer zu machen, solltest du physische Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, wie beispielsweise den Einsatz von Zugriffs-/trittskontrollen. Der Personalakt sollte nur von der Personalabteilung und der zuständigen Führungskraft einsehbar sein. Die Unterlagen sollen sicher abgesperrt oder - besser noch - digital mit klarer Zugriffsregelung geführt werden. Es ist jedoch auch wichtig, dass die Mitarbeiter geschult werden und über die Datenschutzgrundverordnung informiert sind. Dies kann durch Schulungen oder Informationsveranstaltungen geschehen.
Der Arbeitsplatz sollte täglich sauber hinterlassen werden – mit sauber meine ich, dass keine Unterlagen mit sensiblen Daten herumliegen sollen. Der Bildschirm sollte mit einem Bildschirmschoner ausgestattet werden, sodass kein Unbefugter Daten eurer KundInnen einsehen kann.
Vertrauensbildung im HR Management spielt eine wichtige Rolle bei der Datensicherheit am Arbeitsplatz.
Vertrauen ist die Basis für eine positive Arbeitsbeziehung zwischen ArbeitgeberIn und MitarbeiterIn. Beim Datenschutz bezieht sich Vertrauensbildung darauf, dass der Belegschaft gezeigt wird, dass ihre persönlichen Daten in guten Händen sind. Das schafft ein Gefühl von Sicherheit und Vertrauen. MitarbeiterInnen sind über die Art und Weise wie du ihrer Daten verarbeitest aufzuklären. Das können wir in Form eines DSGVO Informationsblattes in eurem Intranet transparent gestalten. Wenn MitarbeiterInnen wissen, dass du ihre Daten sicher aufbewahrt und nur für notwendige Zwecke verwendest, fühlen sie sich wertgeschätzt und respektiert.
Regelmäßige Schulungen zur Datenschutzgrundverordnung sind ebenfalls eine Möglichkeit, um das Bewusstsein für den Schutz der Daten zu erhöhen und die MitarbeiterInnen einzubeziehen.
Gemeinsam können wir DSGVO Richtlinien erarbeiten und Schulungen abhalten!
Falls du einen Betriebsrat hast, wird es erforderlich sein, sich über Betriebsvereinbarungen mit Datenschutzthemen Gedanken zu machen. In gemeinsamen Gesprächen können wir Unklarheiten beseitigen und Lösungen für die Praxis finden.
Es geht wie gesagt nicht nur um den Schutz vor Hackerangriffen oder Datenlecks, sondern auch um das Vertrauen der MitarbeiterInnen in dein Unternehmen.
Im ersten Schritt schauen wir uns dein Verarbeitungsverzeichnis an, worin alle Datenverarbeitungen zu Personalthemen aufgelistet sind. Daran erkennen wir schon, wo wir Handlungsbedarf haben und optimieren können.
Wir gestalten eine transparente Information für deine MitarbeiterInnen und holen sie mit Schulungen ins Boot.
Wir checken, ob die Einwilligung von MitarbeiterInnen einzuholen ist: das ist zB bei der Veröffentlichung von Fotos der Fall. Weiters wenn du eine Videoüberwachung am Firmengeländer hast. Aber auch, falls du sensible Daten von MitarbeiterInnen verarbeitest (Gesundheitsdaten).
So wirst du deiner Rolle als verantwortungsvolle/r ArbeitgeberIn gerecht 😊 Nebenbei trägst du so auch zur Datenschutz-Compliance bei und minimierst dein Haftungsrisiko!
Fazit: Abschließend lässt sich sagen, dass der Datenschutz im Personalwesen eine wichtige Rolle spielt, um Rechtssicherheit und ein gutes Arbeitsklima zu gewährleisten. Also zwei Fliegen mit einer Klatsche!
Insgesamt gilt: Je besser du Datenschutz gewährleisten, desto mehr Vertrauen haben KundInnen und MitarbeiterInnen in dich.
